Formatos POE
A qué debe parecerse un Procedimiento Operativo Estándar (POE)? Depende del proceso que quiere describir. Son muchas las maneras en que se pueden describir un POE. Su meta como gerente o asesor de una explotación lechera es de crear un documento por escrito que sirva para que los empleados hagan su trabajo puntual y consistentemente. Debe ser fácil de leer, entender, estar al corriente y lo suficientemente detallado como para ser útil. Es crítico elegir un formato apropiado para que los empleados puedan rápidamente interpretar los pasos POE y implantar el trabajo.
Hay dos factores que influyen en el tipo de formato que se prestan para el procedimiento. El primero es el número de pasos que se requieren para completar el proceso. A veces, la gente describe los procedimientos de un modo simple, enumerado paso por paso. Esto es suficiente para los procedimientos muy cortos y sin complicaciones, pero procedimientos largos pueden rápidamente volverse engorrosos en tal formato.
El segundo factor que influye en cuál formato se recomienda usar es la presencia de pasos que requieren una o más decisiones por el empleado. Mientras la mayoría de los formatos pueden ser diseñados para manejar pasos que incluyen la toma de decisiones, un formato especial conocido como el diagrama de flujo es el que mejor se presta para los procedimientos diagnósticos o basados en decisiones.
Pasos Simples
El procedimiento de pasos simples es precisamente lo que su nombre implica. Este formato POE muy fácil de escribir es muy útil para procedimientos cortos, repetitivos que no precisan decisiones. Instalación y limpieza de equipos, alimentación de becerros, mantenimiento de cubículos y muchos otros procedimientos sin complicaciones se prestan para este formato de pasos simples. Ilustración 1 propone un POE para el mantenimiento de cubículos.
Ilustración 1 – propuesta POE de paso simple
|
Mantenimiento de Cubículos
Fecha de entrada en vigor: Enero 10, 2001
Desarrollado por: Personal de ordeño
Objetivos clave:
- Limpiar cubículos para crear una cama higiénica para las vacas
- Distribuya el material cama de manera pareja para promover el bienestar de la vaca
Anotaciones:
- Este trabajo requiere de un rastrillo para cubículos
- El mantenimiento de cubículos debe ser completado inmediatamente después de que un grupo de vacas haya sido trasladado al corral de espera
- El Operario del Establo es el responsable por el mantenimiento de los cubículos
|
- Use el rastrillo para remover restos de estiércol y material cama húmedo de los cubículos llevando estos al pasillo.
- Remueva el material cama desde la parte delantera del cubículo hacia atrás.
- Distribuya el material cama de manera pareja para que al menos una pulgada de material cubra cada parte de la cama.
- Observe las camas de los cubículos, circuitos divisorios, y otras partes del establo por cualquier objeto foráneo, tornillos flojos, u otras circunstancias inusuales.
- Devuelva el rastrillo a la bodega al final del establo.
- Apunte cualquier observación inusual o reparaciones necesarias en el cuaderno del turno de ordeño.
|
Este procedimiento sólo lleva seis pasos, y estos pasos serían suficientes en una situación donde nuevos operarios del establo reciben orientación y capacitación. Sin embargo, sin tal capacitación, no sabrían de detalles críticos como dónde encontrar el rastrillo para los cubículos y el cuaderno del turno de ordeño. Observe que no hay decisiones en este procedimiento y que está escrito con pocos detalles. Sería fácil agregar pasos y explicaciones más detalladas algo que prolongaría rápidamente el procedimiento. En algunos establos podría ser importante agregar especificaciones más precisas sobre cómo asear los cubículos, y podrían optar por usar un formato más detallado.
Pasos Jerárquicos
El formato jerárquico es muy útil para procedimientos que requieren de muchos detalles. Los pasos jerárquicos son simplemente una variación del formato de pasos simples que incluye pasos secundarios debajo de los pasos principales. Los pasos secundarios le permite incluir más detalles sobre cómo completar un paso principal. Ilustración 2 propone un POE para el proceso de ordeño que desglosa la operación en pasos principales y pasos secundarios.
Ilustración 2 – propuesta POE jerárquico
|
Procedimiento de Ordeño
Fecha de entrada en vigor: Febrero 6, 2002
Desarrollado por: Personal de Sala
Objetivos Clave:
- Proveer un ambiente confortable y libre de estrés para las vacas.
- Proveer un procedimiento confortable, consistente y eficiente para los operarios.
- Colocar la unidad de ordeño dentro de 60 segundos del apoyo en pezones limpios y secos.
- Empezar el ordeño a las 5 AM, y 5 PM. Estar preparado para empezar a estas horas.
|
| 1. Asegurarse de que las vacas estén en su lugar en los puestos de ordeño.
a. Checar el sistema ID de las vacas |
| 2. Remover mugre excesiva y estiércol de la ubre de la primera vaca, proceda a hacer lo mismo con las ubres de las vacas 2, 3, 4 y 5. |
3. Aplicar el desinfectante preordeño (1.0% de yodo), por medio del rociador, en cada pezón de las vacas 1, 2, 3, 4 y 5.
a. Asegurarse de que el yodo cubra un mínimo de 75% del pezón
b. Prestar atención a los pezones del lado opuesto (los más alejados de la fosa)
c. La solución desinfectante preordeño debe estar en contacto con la ubre durante 40 segundos antes de secar esta con una toallita |
4. Secar cada pezón de vaca 1 con una toalla nueva de tela para cada vaca, luego ordeñar manualmente dos chorros de leche de cada pezón de vaca 1.
a. Arrojar estos chorros de leche en el piso de concreto para verla. De ser anormal, siga el protocolo “En Caso de Detectar Mastitis.”
b. Si la leche está libre de indicios de mastitis, siga con el paso 5.
|
|
5. Colocar los cuatro casquillos a la ubre.
a. Ajustar la unidad de ordeño y el retirador automático. |
| 6. Remitir pasos 4 y 5 para la vacas 2, 3, 4 y 5. |
| 7. Reiniciar el protocolo (pasos 1 hasta 6) con las vacas 6 hasta 10. |
| 8. Después de haber retirado las unidades de ordeño, verificar que las vacas hayan sido completamente ordeñadas.
a. En caso contrario, volver a colocar la unidad de ordeño.
b. Y en caso afirmativo, aplicar el desinfectante postordeño a todas las vacas cubriendo completamente cada pezón. |
| 9. Hacer salir las vacas de la sala. |
Observe que en el tercer paso principal hay pasos secundarios a, b, y c que deben ser cumplidos para poder completar correctamente el paso principal. También, observe que en los pasos cuatro a ocho, los pasos secundarios son realmente alternativas para una decisión. Los pasos jerárquicos pueden manejar puntos básicos de decisión usando un tipo de estructura de “si fuera…tal cosa, haría tal cosa”. Este formato sirve para un proceso franco que contiene varios pasos y necesita ser explicado en detalle. Sin embargo, se prefieren otros formatos para procedimientos que pueden ser desglosados en subrutinas más cortas.
Formato Gráfico
El formato gráfico incorpora algún tipo de ayuda visual para ayudar al lector a entender el texto. Ya que la ayuda visual podría ser cualquier número de diseños diferentes, no es posible de proveer un ejemplo que representaría a todos. Ilustración 3 es un POE de alimentación desglosado en cuatro subrutinas. Las flechas y las casillas sólo sirven para guiar al usuario por el proceso.
Una de las ventajas de usar gráficos para los procedimientos operativos estándar es que desglosa conjuntos largos de textos. Lo último que quiere hacer un empleado es tener que cruzar por un texto largo o escanear 30 pasos en un procedimiento para encontrar la ayuda que necesita. Usar el formato gráfico permite desglosar un procedimiento largo en procedimientos secundarios lógicos y más cortos. Esto limita el número de pasos y sirve para que los empleados los recuerden con más facilidad.
Ilustración 3 – propuesta POE gráfico
|
Alimentación de Vacas Lactantes
Fecha de entrada en vigor: Octubre 7, 2000
Desarrollado por: Personal de Alimentación
|
Objetivos Clave:
- Ofrecer una ración bien mezclada, consistente y correcta
- Alimentar a tiempo
- Monitorear el consumo por grupo
|
|
Preparar el Comedero
|
Cargar el
Mezclador
|
Mezclar el
Alimento
|
Distribuir el Alimento
|
- Llevar los alimentos rechazados al final del comedero.
- Llevar los alimentos rechazados al mez-clador de raciones mixtas completas (TMR, por sus siglas en inglés).
- Registrar el peso de los alimentos rechazados en el cua-derno de alimentación
- Distribuir los alimentos rechazados en el corral de novillos.
|
- Checar el cuaderno de alimentación para las cantidades de ingre-dientes a ser mez-cladas
- Agregar proteína concentrada del silo #1. Registrar las libras agregadas en el cua-derno de alimentación.
- Agregar maíz molido del silo #2. Registrar las libras agre-gadas en el cuaderno de alimentación.
- Agregar ensilado de maíz del silo #1. Registrar las libras agregadas en el cua-derno de alimentación.
- Agregar ensilaje de heno del silo #2. Registrar las libras agregadas en el cua derno de alimentación.
|
- Mezcle los alimentos durante cinco minutos.
- No mover el tractor mientras esté funcion-ando el mezclador.
- Registrar el monto total de alimento del mezcla-dor en el cuaderno de alimentación.
|
- Distribuir el ali-mento de modo parejo a lo largo de comedor.
- Registrar el tiempo en el cuaderno de alimentación
- Devolver el tractor y el mezclador al galpón donde se guardan los equipos
|
Formato Fotográfico
Otro formato muy útil para los POEs es el formato fotográfico. Este formato es especialmente útil para los productores que tienen una fuerza laboral que habla diferentes idiomas. El concepto consiste simplemente en combinar fotos que ilustran cada paso con textos que explican cómo completar el paso. No sólo ayuda a superar barreras de idioma, pero también ayuda a gente que tienden a ser aprendices visuales para entender el paso. El formato fotográfico puede incluir tanto detalle o tan poco detalle como sea necesario. El texto explicativo puede ser en formato simple o jerárquico. Ilustración 4 propone un formato fotográfico POE básico que usa imágenes y texto de pasos simples para ilustrar la preparación del ordeño.
Ilustración 4 – propuesta POE fotográfico
|
Proceso de Ordeño
Fecha de entrada en vigor: Febrero 6, 2002
Desarrollado por: Personal de Ordeño
Objetivos Clave:
- Proveer un ambiente confortable y libre de estrés para las vacas.
- Proveer un procedimiento confortable, consistente y eficiente para los operarios.
- Colocar la unidad de ordeño dentro de 60 segundos del apoyo en pezones limpios y secos.
|
|
1. Aplicar el desinfectante preordeño, por medio del rociador, en cada pezón |
|
2. Ordeñar manualmente tres chorros de leche de cada pezón.
- Verificar que no haya leche anormal.
|
|
3. Limpiar y secar cuidadosamente cada pezón usando un toallita nueva por cada vaca.
- Prestar atención especial a la limpieza de las puntas de los pezones.
|
|
4. Colocar la unidad de ordeño y ajustarla para que cuelgue de modo parejo |
Es sorprendentemente fácil de usar el formato fotográfico. Algunas organizaciones ofrecen juegos de POEs a medida del cliente que le permiten escoger entre una selección de fotografías y textos para montar su propio procedimiento. Sin embargo, en estos tiempos de computadoras potentes y cámaras digitales, es muy fácil de usar imágenes fotográficas de su propio establo. Muchos propietarios de establo tienen su propia cámara digital o la tiene alguno de sus asesores. Si no disponen de una cámara digital, use una cámara convencional para sacar las fotos y revele la película en formato digital. De esta manera las fotos digitales pueden ser fácilmente insertadas en un documento computarizado. Una propuesta de todavía menor tecnología sería de sacar fotos normales (asegúrese de que tome fotos de primer plano) cortándolas y pegándolas físicamente en un documento POE junto al texto apropiado.
Diagrama de Flujo
El último formato POE que tomaremos en cuenta es el diagrama de flujo. Este formato ha sido especialmente adaptado a los procedimientos que requieren de toma de decisiones. Ayudará incluso a un empleado sin experiencia a proceder por una o una serie de decisiones para llegar a los pasos correctos en una situación determinada. Piense en las muchas actividades que hay que realizar en un establo lechero y que requieren buenas decisiones.
- Qué debo hacer con una vaca con leche anormal?
- Qué debo hacer si descubro una vaca o becerro que parece enfermo?
- Qué hago si creo que una vaca está en celo, pero no estoy seguro?
- Qué debo hacer con un becerro recién nacido?
- Debo apoyar la vaca que está pariendo, o solicitar ayuda?
POEs tipo diagrama de flujo pueden definir el proceso diagnóstico o proceso para resolver problemas que el empleado debe seguir en cada una de las circunstancias mencionadas arriba. Esto aumentará la consistencia de las decisiones tomadas sin importar quién realiza el proceso. De esta manera, técnicas eficaces, científicas y repetibles pueden ser aplicadas a cada problema, y es más probable que los resultados sean positivos que cuando los empleados estan obligados a resolver el problema ellos mismos. Ilustración 5 provee un diagrama de flujo muy básico que proporciona instrucciones sobre qué hacer con un becerro recién nacido. Observe que todos los becerros reciben dos cuartos de calostro, pero en esta explotación los becerros machos y hembras siguen luego caminos muy distintos.
Ilustración 5 – propuesta POE diagrama de flujo
Cada una de las diferentes figuras del diagrama de flujo tiene un significado distinto. Rectángulos con esquinas redondeadas significan puntos de inicio y puntos finales. Rectángulos regulares son bloques de acción donde se realiza algún tipo de trabajo. Diamantes significan que hay que tomar una decisión. Los diamantes siempre tienen que tener mínimo dos flechas de salida. Estas flechas deben ser marcadas con las posibles respuestas a la pregunta del diamante. En este caso, las respuestas posibles a la pregunta, “Sexo del becerro?” son “macho,” o “hembra.” En muchos casos, las respuestas serán “sí” o “no,” pero también podrían haber tres o más respuestas, como por ejemplo: “mas de 104 grados,” “entre 99 y 104 grados,” y “menos de 99 grados.”
Consejos de Redacción
La mayor parte de los pasos de los procedimientos son comandos activos que dicen cómo completar un paso. Redactándolos de esta manera contribuirá a hacer los pasos de los procedimientos claros y concisos. Comandos activos normalmente empiezan con un verbo que indican una acción. Palabras como secar, rociar, trasladar, llenar, vaciar, mezclar, abrir, cerrar, levantar, checar, remover, colocar, limpiar, etc. pueden todas ser utilizadas como verbos de acción. Contemplen este ejemplo:
Verboso - El frasco que acaba de usar para alimentar el becerro recién nacido debe ser colocado en la pileta para que lo limpien.
Conciso - Colocar el frasco de calostro usado en la pileta para que lo limpien.
Recuerden, su objetivo es de producir un documento que ayudará al empleado a completar un trabajo consistentemente y bien. Una redacción simple, breve y sin complicaciones es la mejor manera de lograr este objetivo.
Hay algunos elementos más en los procedimientos operativos estándar que ayudan a todos a evitar confusión. Estos incluyen un título, una fecha, y una indicación de quién es el responsable del POE. Todos los POEs deben llevar un título que describe el contenido, pero que sea breve.
También, los procedimientos deben llevar una fecha que indican cuándo entran en vigor. Esto ayudará a eliminar confusión a la hora de revisar los procedimientos. Al revisar un procedimiento, es buena política de proveer a todo el mundo de una copia del nuevo documento y pedirles que destruyan la versión anterior. Sin embargo, se recomienda archivar una copia de la versión anterior.
Finalmente, se debe incluir el nombre de quién es el responsable por haber desarrollado el POE. Esto puede ser un motivo de orgullo para muchos empleados. Cuando un individuo o equipo ve su nombre por escrito en un documento, habrá normalmente un fuerte deseo de verlo prosperar.
Resumen
No caiga en la trampa de usar sólo el formato de pasos simples para formular los procedimientos operativos estándar. Usted verá pronto que muchos de ellos se volverán rápidamente largos y engorrosos. En cambio, use el formato de pasos jerárquicos para simplificar los procedimientos con pasos principales y pasos secundarios, o use un diseño gráfico para desglosar un procedimiento largo en varios procesos cortos. Y si tiene un procedimiento con muchas decisiones, considere la posibilidad de usar un diagrama de flujo. Aunque pueda requerir algo de pensamiento creativo para diseñar su diagrama de flujo, es probable que el resultado sea un documento mucho más útil y comprensible. Sin importar cuál formato escoja, es importante que haga sus POEs claros, precisos y fáciles de usar.
Referencias:
Stup, R.E. (2001). Standard operating procedures: A writing guide. University Park, PA: Penn State Extension publication.
Wieringa, D., C. Moore, and V. Barnes. (1998). Procedure writing: Principles and practices. Columbus, Ohio: Battelle Press. |